Dossier de sponsoring : le plan qui convainc

Qu'est-ce qu'un dossier de sponsoring ?

C'est le document qui présente votre association à une entreprise pour lui proposer un partenariat : qui vous êtes, ce que vous faites, ce que vous lui proposez et à quel prix.

On l'appelle aussi plaquette de sponsoring, dossier de partenariat ou dossier de mécénat. Il s'envoie en PDF par e-mail, se laisse après un rendez-vous ou s'imprime pour les commerçants du quartier.

Quel plan pour un dossier de sponsoring ?

Huit parties, dans cet ordre : de qui vous êtes jusqu'à ce que vous attendez du lecteur.

1. La couverture : nom et logo de l'association, saison ou événement, une photo forte.
2. Qui sommes-nous : histoire, valeurs, en cinq lignes maximum.
3. Les chiffres clés : licenciés ou adhérents, bénévoles, spectateurs, abonnés sur les réseaux, retombées presse.
4. Le projet : ce que le soutien va financer (montée de division, nouveaux maillots, festival, voyage des jeunes…).
5. Pourquoi nous soutenir : l'image, l'ancrage local, l'accès à votre public, l'engagement des salariés.
6. Les offres : trois niveaux, avec leur prix et leurs contreparties (voir l'exemple ci-dessous).
7. Les avantages fiscaux : facture déductible pour le parrainage, réduction d'impôt de 60 % pour le mécénat si votre association est d'intérêt général.
8. Le contact : une personne, un téléphone, un e-mail, et la prochaine étape proposée.

Exemple de grille d'offres de sponsoring

Trois offres suffisent : une accessible pour les commerçants, une intermédiaire, une premium pour le partenaire principal.

Indiquez toujours que vous acceptez aussi un montant libre ou une contribution en nature : un commerçant qui ne peut pas payer 500 € peut offrir les lots de la tombola.

Quelles erreurs éviter ?

La plus fréquente : parler de vos besoins au lieu de parler des intérêts du partenaire.

• Un dossier trop long : au-delà de 12 pages, il ne sera pas lu.
• Aucun chiffre : « beaucoup de spectateurs » ne convainc personne, « 450 spectateurs par match » si.
• Un montant à définir : sans prix, l'entreprise ne peut pas décider.
• Le même dossier pour tous : personnalisez au moins la première page avec le nom de l'entreprise.
• Aucune relance : un dossier envoyé sans suivi finit presque toujours sans réponse.

Comment envoyer le dossier et relancer ?

Envoyez le dossier deux à trois mois avant le début de la saison ou de l'événement, puis relancez une à deux semaines plus tard, par téléphone de préférence.

Les entreprises arrêtent souvent leur budget de partenariats en fin d'année : un dossier qui arrive en septembre pour une saison qui commence en septembre arrive trop tard. Après un accord, envoyez rapidement la convention et la demande de paiement : chaque semaine d'attente augmente le risque d'oubli. Et après la saison, envoyez un bilan avec des photos : c'est la meilleure préparation au renouvellement.

À lire aussi : le modèle de convention de partenariat et le guide du reçu fiscal CERFA pour les dons de vos mécènes.

Comment Coovely vous aide à trouver et suivre vos sponsors ?

Votre grille d'offres devient un catalogue dans Coovely, et chaque prospect est suivi de la première proposition jusqu'au paiement.

1. Créez votre catalogue d'offres (Bronze, Argent, Or…) avec leurs montants et contreparties.
2. Envoyez vos propositions à un prospect ou à plusieurs en une fois, depuis Coovely.
3. Suivez les réponses : qui n'a pas répondu, qui a dit oui, qui reste à encaisser. L'assistant IA vous dit qui relancer.
4. Encaissez en ligne et laissez Coovely envoyer la facture ou le reçu fiscal.

Questions fréquentes